Kantoorklachtenregeling BOOOR Advocaten | Mediators
Artikel 1 – Begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
- klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens een van de advocaten of de onder hun verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
- klager: de cliënt, en/of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
- klachtenfunctionaris: de advocaat die belast is met het behandelen van de klacht
Artikel 2 – Toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen het samenwerkingsverband BOOOR Advocaten | Mediators en de cliënt.
2. Iedere advocaat binnen het samenwerkingsverband draagt zorg voor klachtafhandeling conform deze regeling.
Artikel 3 – Doelstellingen
Deze regeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten vast te stellen;
c. behoud en verbetering van relaties met cliënten door een goede klachtenbehandeling;
d. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.
Artikel 4 – Informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt.
2. De advocaten van BOOOR Advocaten | Mediators wijzen cliënten voorafgaand aan de overeenkomst van opdracht op deze regeling.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost, worden voorgelegd aan de Rechtbank Midden-Nederland.
Artikel 5 – Interne klachtprocedure
1. Indien een klager het kantoor benadert met een klacht, wordt deze doorgestuurd naar mr. A.M.R. van Ginneken, die optreedt als klachtenfunctionaris.
2. Indien de klacht betrekking heeft op mr. A.M.R. van Ginneken wordt de klacht behandeld door mr. F. Boor.
3. De klachtenfunctionaris stelt de betrokken advocaat in kennis van de klacht en biedt beide partijen de gelegenheid hun standpunten toe te lichten.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst daarvan of doet met opgave van redenen mededeling aan klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt klager en betrokkene schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht al dan niet vergezeld van aanbevelingen .
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, ondertekenen klager, klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
Artikel 6 – Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de behandeling van de klacht.
Artikel 7 – Verantwoordelijkheden
1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing met de klager.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht
4. De klachtenfunctionaris houdt een klachtdossier bij.
Artikel 8 – Klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert elke klacht met onderwerp en afhandeling.
2. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit aan de overige advocaten binnen het samenwerkingsverband.
3. De verslaglegging en aanbevelingen worden ten minste eenmaal per jaar besproken binnen het kantoor.
